Gestion de la paie externalisée : comment faire le bon choix ?
Pour une paie fiable et 100% conforme !
Vous n’ignorez pas que les erreurs, retards, et irrégularités en paie peuvent être à l’origine d’un climat néfaste au sein de votre entreprise.
- Présentation des bulletins de paie non actualisée ;
- Inexactitudes administratives ;
- Mauvaise ancienneté ;
- Taux de cotisation faux ;
- Congés payés mal décomptés ;
- Heures de travail erronées ;
- Acompte non déduit ;
- Salaire mal calculé…etc
…sont autant d’erreurs qui peuvent avoir de sérieuses conséquences, tant au niveau financier, que sur la gestion interne de l’entreprise.
Comment régulariser après une erreur sur un bulletin de paie ?
Si l’erreur est en défaveur du salarié
Si une anomalie est constatée par vous ou un de vos salariés, le premier réflexe est de modifier la fiche de paie. Et, si cela n’est pas possible, il convient de régulariser sur le mois suivant afin d’éviter tout litige.
A noter que dans ce cas, le salarié bénéficie d’un délai de 3 ans au plus pour entamer une action en justice.
Si l’erreur est en faveur du salarié
Dans cette hypothèse, le trop perçu pourra être récupéré par une retenue sur salaire dans la limite de 10% du salaire net mensuel. Mais cela n’est possible que si l’erreur n’est pas liée à la convention collective.
A noter qu’après le départ du salarié, en tant qu’employeur, vous disposez de 3 ans après la cessation du contrat pour réclamer le remboursement des sommes.
Si vous souhaitez, vous aussi, des bulletins de paie sans erreur, conformes à votre convention collective et à la législation, prenez contact avec nous dès maintenant !
Prévenir les erreurs en paie : choisir l’externalisation !
Externalisation de la paie : définition
L’externalisation de la mission « paies » consiste à sous-traiter l’établissement des bulletins de salaires à une entreprise extérieure.
Si l’externalisation de la paie tend à se généraliser avec 73% des entreprises ayant externalisé leurs fonctions de gestion de la paie en 2023 (Source deloitte.com); il ne faut pas la réduire à l‘édition des bulletins de paie.
La gestion de la paie s’avère une mission complexe et chronophage qui requiert des compétences à la fois juridiques, fiscales, sociales et administratives. En parallèle, les services suivants peuvent également être externalisés (liste non-exhaustive) :
- Gestion des entrées du personnel (rédaction des contrats de travail, déclaration d’embauche…) ;
- Déclaration des charges sociales (DSN) ;
- Vérification de la paie et édition d’états périodiques (récapitulatif des cotisations par exemple) ;
- Gestion des arrêts de travail ;
- Tenue des registres obligatoires (registre unique du personnel) ;
- Tableaux de bord, mise en place d’outils de suivi de la masse salariale ;
- Gestion des sorties du personnel (établissement des documents de fin de contrats).
- Etc…
Pourquoi vous devriez choisir l’externalisation de la paie ?
Pour vous simplifier la gestion administrative de votre entreprise et vous concentrer sur votre cœur de métier, optez pour l’externalisation partielle ou totale qui vous apportera gain de temps, sécurité et savoir-faire d’un expert.
Les avantages à sous-traiter le service paie :
- Fiabilité ;
- Expertise ;
- Sérénité ;
- Pas de logiciel à acheter ;
- Pas de personnel à former ;
- Gain de temps;
- Etc…
Comment choisir le bon cabinet de gestion de la paie ?
Que la délégation de la paie soit totale ou partielle, avant de choisir votre prestataire, vous devriez pour interroger sur un certains nombres de points et vous assurer que vous pourrez bénéficier des avantages suivants :
- Expérience et compétence ;
- Disponibilité ;
- Ecoute ;
- Fiabilité grâce à un logiciel professionnel ;
- Déclarations de cotisations sociales (DSN) mensuelles et annuelles conformes, émises dans les délais légaux ;
- Une offre personnalisée et évolutive ;
- La production des bulletins adaptée à vos règles de gestion et à votre convention collective ;
- Les bulletins de paie sont produits selon vos échéances ;
- Des services complémentaires sont mis à votre disposition sur demande ;
- Il existe une plateforme de mise à disposition des bulletins et déclarations ;
- La confidentialité de vos données est respectée ;
- Existence d’un processus de paie : définition des dates de transmission des variables mensuelles de paie, vérification de vos informations et éléments variables, validation de vos bulletins avant envoi des déclarations.
Déléguer la gestion de la paie peut être un véritable atout pour la pérennité de votre entreprise, sous réserve, évidemment de bien choisir votre prestataire. Chez Abacus Conseil, nous sommes spécialisés dans la gestion de la paie et l’administration du personnel depuis plus de 20 ans. Appelez-nous vite pour discuter de vos besoins !